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Evernote – Informationen sammeln und organisieren

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Evernote Screenshot
Informationen organisieren mit Evernote – Übersicht
Denke ich an meine eigene Schulzeit zurück, denke ich an Lehrer mit dicken Aktenordnern. Gefüllt mit Arbeitsblättern, Heften von der Bundeszentrale für politische Bildung und OHP-Folien. Diese Zeiten sind zum Glück vorbei. Heute gibt es (fast) alle Informationen digital. Und damit werden die Probleme nicht kleiner. Die schier unendliche Menge an Material passt zwar auf einen kleinen USB-Stick (oder in den Cloudspeicher, dazu mehr im nächsten Artikel), aber nun geht es darum, das zu finden, was man gerade braucht. Und da kommt Evernote ins Spiel. Evernote ist ein elektronischer Zettelkasten, in welchem man Texte, Dokumente, Bilder, Links und andere Medien hinterlegen kann. Alle Notizen werden zentral auf dem Server abgelegt. Somit hat man immer dann, wenn man Netzzugriff hat, auch Zugriff auf seine Notizen (Webclient). Für Windows und Mac existieren Clients (Apps), mit weitreichenden Funktionen und Offlinespeicherung der Notizen. Auch für Android und iOS gibt es Apps, die einfache Bearbeitung und Anzeige der Notizen ermöglichen (optional auch mit Offlinespeicherung). Organisiert werden die Notizen auf drei Ebenen:
  • Notizbuchstapel (Kiste)
  • Notizbücher (Buch)
  • Notizen (Seite)
Um einen Vergleich mit der echten Welt zu bemühen, entsprechen Notizbuchstapel einer Kiste, in welcher man Notizbücher lagert. Einzelne Notizen entsprechen den Seiten in einem spezifischen Notizbuch. Diese Struktur kann man im Screenshot bei (2) und (3) sehen. „11Schule_Sammlung“ ist ein Notizbuchstapel. In diesem befinden sich vier Notizbücher. Eines heißt „geo@schule“. Die zugehörigen Notizen werden als Übersicht in der Spalte bei (3) angezeigt. Der Inhalt der ausgewählten Notiz ist bei (5) zu sehen. Über der ausgewählten Notiz findet man eine Leiste, in welcher man verschiedene Formatierungsoptionen wählen kann. Darüber ist eine Leiste zu sehen, in welcher die Schlagwortliste zu sehen ist. Diese Schlagworte sind ein essentieller Teil des Evernote-Konzepts. Wenn man alle Notizen sauber verschlagwortet, findet man Notizen über die leistungsfähige Suche (4) extrem schnell und zuverlässig. Soweit ist der Service noch nicht besonders. Seine Stärken spielt Evernote aus, wenn man Informationen in sein Notizbuch einfügt. Das geht nämlich auf sehr vielen Wegen. Wenn man im Web unterwegs ist, kann man Webseiten (oder Teile davon) über eine Browsererweiterung (Clipper) direkt an Evernote schicken. Dort wird die Webseite mit ihrer URL und weiteren Zusatzinformationen gespeichert. Sehr viele Apps bieten außerdem die Möglichkeit, Informationen direkt nach Evernote zu schicken. Zusätzlich hat jedes Evernote-Konto eine Mailadresse, so dass man Notizen auch per Mail anlegen kann, wenn man beispielsweise an einem Rechner sitzt, an welchem man keinen Client zur Verfügung hat. Natürlich kann man auch Bilder, Videos und Sounddateien einfach per Drag-and-Drop in einer Notiz platzieren (im Grunde jede Datei) oder Dateien über eine Verlinkung einbinden. Eine Sonderform nehmen dabei PDFs ein, da diese in einer Notiz angezeigt und auch Kommentiert werden können. Das interne Tool (Rechtsklick auf das PDF – Dieses PDF beschriften) funktioniert auch mit Bildern. Um alle Möglichkeiten von Evernote darzustellen, wäre ein ganzes Buch nötig (und solche Bücher gibt es auch), allerdings kann man sich einen Großteil der Funktionen erarbeiten, wenn man einfach einige Zeit mit dem Tool verbringt. Dabei entdeckt man auch immer wieder neue Dinge, die man entweder sinnvoll findet, oder einfach wieder vergessen kann. Einen großen Nachteil hat Evernote: Datenhoheit. Die Notizen liegen auf externen, amerikanischen Servern. Evernote bietet auch Funktionen, um z.B. beim Clippen automatisch Notizbücher vorzuschlagen, die belegen, dass die Daten im Klartext auf dem Server gelesen werden können. Zwar ist die Datenübertragung verschlüsselt, die Daten an sich sind vermutlich nur serverseitig verschlüsselt, was bedeutet, das die Schlüssel auf dem Server liegen und somit von Evernote oder Dieben gelesen werden könnten. Das wichtigste Sicherheitsmerkmal ist also für den Benutzer, der Schutz des eigenen Accounts, da das Ausspähen des Passworts der einfachste Zugangsweg zu den Notizen darstellt. Hierfür bietet Evernote eine Zwei-Faktor-Authentifizierung an, die den Zugang nicht auf das Eingeben des Passworts und des Benutzernamens beschränkt, sondern zusätzlich ein TAN benötigt, die in Echtzeit auf das Smartphone geschickt wird. Ich rate dringend dazu, diese Funktion zu nutzen. Ansonsten ergeben sich aus den obigen Ausführungen insbesondere folgende Konsequenzen:
  • Auf Evernote dürfen keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden
  • Vom Hochladen von Material, welches zum persönlichen Gebrauch elektronisch zur Verfügung gestellt wird (ebooks, PDFs) rate ich ab
  • Auch Unterrichtsmaterial mit ungeklärten Rechten (Bilder, Texte) würde ich nicht in Evernote speichern.
Evernote ist im Basis-Tarif kostenlos. Der Premiumtarif kostet 6,99€ im Monat Vorteile
  • Einfache Bedienung
  • sehr gute Suche
  • „clippen“ von Material direkt in die Software
  • Integration von PDFs
  • Clients und APPs für Win, Mac, Android und iOS
  • Basisservice kostenlos
Nachteile
  • US-amerikanischer Service und Server
  • kein Linux-Client
  • relativ hohe Kosten für Premium-Account
Links kostenloses Evernote Basic Vergleich der einzelnen „Pläne“ von Evernote Alternativen

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