Um Aufgaben zu erstellen, zu planen und abzuhaken, gibt es aktuell zwei weit verbreitete Organisationsformen: Kanban und To-Do-Listen. Beide Grundideen gibt es mit diversen Abwandlungen und Twists.

Das vermutlich bekannteste Kanbantool ist Trello. Kanban kommt ursprünglich aus der japanischen Automobilindustrie: Der Materialfluss in der Produktionskette sollte optimiert werden. Dabei bedeutet „Kanban“ so viel wie „Kärtchen“. Kleine Kartons, geben tatsächlichen Bedarf und Verbrauch an Halbfertigprodukten und Rohwaren an. Dadurch konnte knapper und teurer Lagerraum reduziert werden. Das Prinzip wurde in die Softwareentwicklung übernommen und stellt hier eine ganze Methode dar, die auch Ideen aus der „Lean Production“ entleiht. Parallelen bestehen auch zur agilen Methode „Scrum“. Aus diesem Hintergrund hat sich Kanban als eigenständiges System des Projektmanagements herausgebildet. Auch wenn es beim klassischen Kanban viele Rahmenbedingungen und Regeln gibt, kann man entsprechende Softwaretools „einfach so“ nutzen. Andere Kanban-Tools sind: Kanboard, MeisterTask, KanbanTool.

Kanban-Board by BradBradleySecond unter CC-BY 3.0

Klassische To-Do-Listen brauchen wohl keiner vertieften Erklärung. Hier gibt es insbesondere diverse Ausprägungen in der Art und Weise, wie Aufgaben abgearbeitet werden. Bei der Pomodoro-Technik wechseln sich Produktiv- und Pausenphasen regelmäßig ab. Die Technik ist im Grunde also ein Zeitmanagement-Werkzeug. Ein anderer Ansatz ist GTD (getting things done). Durch verschiedene Arten von Listen, die das Selbstmanagement organisieren, soll das Arbeiten effektiv und wenig belastend organisiert werden. Softwaretools gibt es wie Sand am Meer: Todoist, any.do, Remember the Milk, TickTick, Nozbe, Microsoft ToDo, Google Tasks.

Quire versucht einen kombinierten Ansatz. Man kann es als klassische To-Do-Liste nutzen, als Kanban-Werkzeug oder beides in Kombination. Zusätzlich bietet Quire zahllose Möglichkeiten um Aufgaben zu filtern. Das ermöglicht, Aufgaben nach Zeiträumen, Personen, Stichwörtern (Tags) oder Inhalten zu filtern.

Quire: Klassische Aufgaben-Liste (Screenshot)

Eine weitere Stärke ist, dass in den Textfeldern Markdown unterstützt wird. Das bedeutet, dass man schon an dieser Stelle strukturiert Informationen festhalten kann. Verlinkungen sind natürlich möglich, ebenso wie die Zuweisung von Personen aus dem Team. Auch Dateianhänge können integriert werden. Somit kann man schon innerhalb des Tools produktiv werden und kollaborativ mit einem Team oder einer Klasse an einem Projekt und Texten arbeiten. Es besteht sogar die Möglichkeit, dass man Quire letztlich als Notizbuch, ähnlich wie Evernote nutzt. Durch die Möglichkeit, aufgaben zu verschachteln kann man auch komplexe Strukturen abbilden und gliedern.

Aufgaben mit Detailansicht und Text mit Markdown-Auszeichnung

Nachdem man einige Aufgaben erstellt hat (die auch Unteraufgaben haben können), kann man diese Aufgaben in Boards abbilden. Das Spannende ist, dass es keine feste Ansicht gibt, sondern dass Aufgaben Teil verschiedener Darstellungen sein können. So kann man alle Aufgaben eines Projekts auf verschiedenen Boards organisieren. Über die oben angesprochenen Filter kann der einzelne Mitarbeiter die Ansicht dann so filtern, dass nur Aufgaben angezeigt werden, an denen er selbst beteiligt ist.

Boards in Quire (Screenshot)

Zudem existieren diverse schön dargestellte Übersichten zu anstehenden Aufgaben, zeitlichem Überblick und Aufgaben einzelner Personen im Team.

Übersicht in Quire (Screenshot)

Quire ist momentan kostenlos. Eine einmalige Registrierung ist notwendig, dies ist aber weitgehend anonym möglich (Einmalmail). Im Laufe des Jahres soll es bezahlte Pläne geben, die Grundversion soll jedoch kostenlos bleiben. Serverstandorte sind die USA und Taiwan.